会社設立という、長く、そして複雑な手続きの山。その中で、あなたは、一見すると非常にシンプルで、地味な一枚の書類に行き着きます。

その名は、「就任承諾書」。

多くの方が、「ただ、名前を書いて、ハンコを押すだけの、簡単な書類だろう」と、その重要性を見過ごしてしまいがちです。しかし、この一枚の紙切れは、あなたの会社の設立登記が、法務局で受理されるか、それとも、差し戻されるかを左右する、極めて重要な「法的な誓約書」なのです。

押すべき印鑑は、「実印」ですか？それとも「認印」ですか？
日付は、いつの日付を書けば良いのですか？
住所の書き方を、少しでも間違えたら、どうなりますか？

この書類の作成における、たった一つの、小さなミス。それが、あなたの会社の設立スケジュールを、何日も、あるいは、何週間も、遅延させる原因となり得ます。

この記事は、あなたが、その「たった一つのミス」を犯すことなく、完璧な就任承諾書を作成するための、日本で最も詳しい、完全マニュアルです。その法的な意味から、一字一句の正確な書き方、そして、専門家でなければ、まず間違いなく混乱する、「実印」と「認印」の、複雑な使い分けのルールまで。新宿で、数えきれないほどの会社の登記書類をチェックしてきた私たちが、その全ての知識と、実践的なノウハウを、ここに公開します。

第1章：【本質理解】なぜ、「就任承諾書」は、絶対に必要不可欠なのか？

具体的な書き方に入る前に、まず、なぜ、この書類が、会社設立登記において、絶対に必要なのか、その法的な理由を理解しましょう。

本人の「意思」を、法的に証明するための、唯一の証拠

会社の「取締役」という役職は、会社の経営を担う、非常に重い責任を伴う地位です。会社法は、誰かが、その人の知らないうちに、勝手に、会社の取締役にされてしまう、といった事態を防ぐために、「取締役に就任するためには、その本人が、明確に『就任することを、承諾した』という意思表示が必要である」と定めています。

そして、「就任承諾書」とは、まさに、その「私は、この会社の取締役に就任することを、確かに承諾しました」という、本人の自由な意思を、法務局に対して、客観的に証明するための、唯一無二の「証拠書類」なのです。

この書類がなければ、法務局は、「本当に、この人が、取締役になることを、承諾しているのか、確認できない」ため、登記申請を、受理することができません。それは、口約束だけでは、家を売買できないのと同じ、法治国家の、基本的なルールなのです。

第2章：【雛形付き】完璧な「就任承諾書」の書き方、完全ガイド

それでは、具体的な書き方を、そのまま使える雛形（テンプレート）と共に、解説していきます。

各項目の、一字一句の、正しい書き方

このシンプルな雛形には、それぞれ、厳格なルールが隠されています。

• タイトル「就任承諾書」：これは、このまま記載します。
• 本文：あなたが、いつ、どこで、どの役職に選ばれたかを、正確に記載します。
  • 最初の空欄（選定された日）：これは、定款で定められた日、あるいは、発起人会で、あなたが取締役に選ばれた日付を記載します。
  • 役職名：あなたが就任する役職を、正確に記載します。平の「取締役」であれば「設立時取締役」、会社の代表者である「代表取締役」であれば「設立時代表取締役」となります。一人会社の場合、あなたは、通常「設立時取締役」であり、かつ「設立時代表取締役」となります。
• 日付（承諾した日）：【最重要ポイント①】この日付は、あなたが「就任を承諾した日」を記載します。そして、この日付は、法律上、「あなたが取締役に選定された日（本文中の最初の日付）と、同じ日、あるいは、それよりも後の日付」でなければ、絶対にいけません。選ばれる前に、承諾することは、論理的にあり得ないからです。
• 宛名（会社の商号）：あなたが設立する、会社の正式名称を、正確に記載します。「株式会社」が前か後かも、間違えないように。
• 住所・氏名：【最重要ポイント②】ここに記載する住所と氏名は、後述する、添付すべき「印鑑証明書」や「本人確認書類」の記載と、ハイフンや、旧漢字、マンションの部屋番号の表記に至るまで、一字一句、完全に、一致している必要があります。少しでも異なると、法務局は、両者が同一人物であると判断できず、補正（修正）の対象となります。
• ㊞（押印）：そして、最後に、あなたの印鑑を押印します。この「どの印鑑を押すか」こそが、この書類における、最大の、そして、最も難解な論点です。

第3章：【最大の難関】「実印」か「認印」か？印鑑のルールを、世界一分かりやすく解説

あなたが押すべき印鑑の種類は、あなたの会社が、「取締役会」を設置するか、しないかによって、全く異なります。

プロの視点：代表取締役は、2つの役職を兼ねる

「代表取締役」に選ばれたあなたは、「平の取締役」であり、かつ、「会社の代表者」という、2つの地位を兼ねることになります。

そのため、実務上は、

1. 「設立時取締役」としての就任承諾書
2. 「設立時代表取締役」としての就任承諾書

という、2通の書類が必要になるように思えます。しかし、通常は、これを1通にまとめ、「私は、…設立時取締役に選定されましたので、その就任を承諾します。また、同会において、設立時代表取締役に選定されましたので、その就任を承諾します。」といった形で、一枚の書類で済ませることが一般的です。

第4章：【失敗回避】登記でNGとなる、5つの致命的なミス

最後に、私たちが、ご自身で設立された方の書類を拝見する際に、よく見かける、登記申請で「補正（修正）」の対象となってしまう、典型的なミスをご紹介します。

• ミス1：日付の矛盾
  承諾した日付が、取締役に選任された日付よりも「前」になっている。
• ミス2：住所・氏名の不一致
  印鑑証明書の住所は「東京都新宿区新宿一丁目2番3号」なのに、就任承諾書には「東京都新宿区新宿1-2-3」と、ハイフンで略して書いてしまっている。
• ミス3：印鑑の間違い
  取締役会を設置しない会社なのに、取締役の一人が、実印ではなく、認印を押してしまっている。
• ミス4：印鑑証明書の期限切れ
  添付した印鑑証明書が、発行後3ヶ月を、一日でも過ぎてしまっている。
• ミス5：就任承諾書の「援用」の誤解
  実は、定款の末尾に、「設立時の役員は、以下の者とする」と記載し、その横に、本人が実印を押印することで、就任承諾書そのものを、省略する「援用」というテクニックがあります。しかし、この方法は、法的な要件が非常に厳格であり、少しでも記載を誤ると、承諾の事実が認められず、結局、後から、就任承諾書を、作り直す羽目になります。安全を期すなら、必ず、別の書類として、就任承諾書を作成することをお勧めします。

結論：その一枚の紙に、あなたの会社の「信頼」が宿る

「就任承諾書」。それは、あなたの会社の、最初の、そして、最も重要な、人事に関する「公式文書」です。

この一枚の紙を、法律のルールに則って、完璧に作成できるかどうか。それは、あなたが、会社の代表として、法的な義務を、きちんと果たせる、信頼に足る人物であるかどうかを、法務局という国の機関が、最初にテストする、小さな、しかし、重要な「試験」なのです。

私たち荒川会計事務所は、提携する司法書士と共に、この、あなたの会社の「最初の試験」を、あなたが、満点で、そして、何のストレスもなく、クリアするためのお手伝いをします。

あなたは、複雑な法律のルールを、一つひとつ、覚える必要はありません。あなたは、ただ、あなたの事業の成功という、最も重要な目標に、集中してください。